Buchhaltung & Elektronische Rechnungsstellung
Gesetzeskonforme Finanzbuchhaltung für Ihr Unternehmen mit E-Rechnung und Buchhaltung einfach umgesetzt.
APS bietet Ihnen die Möglichkeit, E-Rechnungen in verschiedenen Formaten zu verarbeiten. Ebenso ist es eine innovative Lösung für die digitale Buchhaltung, die sich durch die Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Unternehmen und Branchen abhebt.
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Bedeutung der E-Rechnung und gesetzliche Anforderungen
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein strukturiertes Format, das Rechnungsinformationen digital und maschinenlesbar überträgt. Anders als PDF- oder Papier-Rechnungen entfällt die manuelle Verarbeitung, da E-Rechnungen direkt in Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme importiert und automatisch weiterverarbeitet werden können.
Europäischer Standard EN 16931 und internationale Rechnungsformate
Die EN 16931 legt fest, welche Inhalte und Strukturen eine E-Rechnung haben muss, damit sie europaweit gültig ist. Neben dem deutschen ZUGFeRD-Format sind die beiden international gebräuchlichen Formate UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice) weit verbreitet:
- UBL ist ein flexibles XML-basiertes Rechnungsformat, das weltweit in vielen ERP-Systemen genutzt wird. Es wird von der EU empfohlen und erfüllt die Anforderungen der EN 16931.
- CII ist ein von der UN/CEFACT entwickeltes Rechnungsformat, das ebenfalls auf XML basiert und besonders für den internationalen Handel sowie die Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden relevant ist.
- ZUGFeRD kombiniert XML mit einem lesbaren PDF, wodurch es flexibler genutzt werden kann.
Alle drei Formate basieren auf der EN 16931 und erleichtern den internationalen Handel sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Unterschiede zwischen elektronischen und digitalen Rechnungen
Nicht jede digitale Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung. Formate wie PDF, Word oder Excel enthalten unstrukturierte Daten und erfordern manuelle Eingriffe, z. B. das Abtippen oder Scannen von Rechnungsinformationen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen jedoch ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat nutzen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Verstöße können Bußgelder, Sanktionen und Verzögerungen in der Rechnungsabwicklung nach sich ziehen.
APS als konforme E-Rechnungssoftware
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungsformate zu verwenden. Diese Initiative, auch bekannt als VAT in the Digital Age (ViDA), soll Steuerbetrug reduzieren und den Datenaustausch zwischen Unternehmen erleichtern. Unternehmen profitieren von dieser Entwicklung, da sie Zeit und Kosten sparen, manuelle Fehler vermeiden und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert wird.
Das Auftrags- und Projektabwicklungssystem (APS) von Konzept Informationssysteme kann Unternehmen dabei unterstützen, die E-Rechnungspflicht effizient umzusetzen. Durch eine direkte Integration von E-Rechnungsformaten in das APS lassen sich Prozesse in der Rechnungsstellung und -verarbeitung optimieren.
Alle Rechnungen immer im Blick
Eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Buchhaltung ist der Überblick über alle Rechnungen. Hierbei ist es entscheidend, alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen zeitnah zu erfassen und in einem System zu speichern. Dabei sollten die Rechnungen sorgfältig geprüft und verbucht werden, um Fehler zu vermeiden und eine korrekte Buchführung sicherzustellen.
Ein weiteres wichtiges Instrument der Buchhaltung ist die Übersicht aller offenen Posten für das Mahnwesen. Ein effektives Mahnwesen kann dazu beitragen, Zahlungsausfälle zu minimieren und die Liquidität des Unternehmens zu sichern.
E-Rechnung im richtigen Format
Das Auftrags- und Projektabwicklungssystem (APS) ermöglicht die Ausstellung, Übermittlung und den Empfang von Rechnungen in den Formaten UBL und CII sowie die „ZugFerd“-Rechnung im pdf-Format mit angehängter CII-Rechnung. Damit ist APS flexibel einsetzbar und kann an die Bedürfnisse unterschiedlicher Unternehmen und Branchen angepasst werden.
XML als Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung
E-Rechnungen basieren häufig auf dem XML-Format (Extensible Markup Language). XML ist ein plattformunabhängiges Dateiformat, das eine strukturierte und fehlerfreie Datenübertragung ermöglicht. Dabei werden Rechnungsinformationen so codiert, dass sie in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integriert und automatisiert verarbeitet werden können. Eine XML-Datei allein ist jedoch nicht automatisch eine E-Rechnung, sondern erst dann, wenn sie den spezifischen Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht.
Visualisierung von XML-Rechnungen
Ein besonderes Feature von APS ist die Möglichkeit, XML-Rechnungen visuell aufzubereiten und menschenlesbar zu machen. Dabei wird das XML-Format in ein lesbares Format umgewandelt, das für jeden verständlich ist. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, die bisher noch keine Erfahrung mit E-Rechnungen haben, schnell und einfach auf die digitale Rechnungsstellung umzusteigen und von den Vorteilen zu profitieren.
Auftragsdatenverwaltung einfach und effizient Aufträge verfolgen von der Anfrage bis zum Projektabschluss
Wenn Sie auf der Suche nach einer bequemen Möglichkeit sind, Ihre Projektanfragen zu verwalten, dann ist unser APS genau das Richtige für Sie.